Priorità: Nuovo sistema per pianificare le mie settimane

Un paio di mesi fa ho visto un video dal titolo “How I Organize My Life” che è diventato subito molto popolare. È stato uno sguardo onesto su come stavo davvero organizzando la mia vita – e uso ancora molti degli strumenti e delle tattiche che ho appreso.

Ma come organizzava i compiti era troppo complesso. Stava funzionando, ma avevo 3 o più sistemi diversi da rispettare, e non era così concentrato come volevo che fosse.
Volevo un nuovo sistema migliore, ma quello era già il mio sistema migliore. 😛

Fino ad ora! Sono felice di condividere qui il fatto che abbia trovato un modo migliore per pianificare e organizzare i miei programmi che è simile, ma decisamente più funzionale. Non posso dargli alcun merito però – perché si basa su una parte delle Sette abitudini di persone altamente efficaci di Stephen Covey. (Che ho letto di recente e mi è piaciuto molto!)

Questo nuovo sistema è più realistico, più snello e molto più focalizzato sulle mie priorità (qualcosa di cui il vecchio sistema mancava completamente).
Quindi, partiamo! Ecco il mio nuovo sistema per pianificare i miei giorni, settimane e mesi intorno alle mie priorità.

Passaggio 1: Calcola le tue priorità

Per pianificare il tuo programma in base alle tue priorità, devi prima sapere quali sono le tue priorità, ovviamente. Per capirlo, fai questi due esercizi:

• A) Chiediti: cosa apprezzi nella vita?
  Le tue risposte potrebbero includere cose come… famiglia, libertà, amore, fede, imparare cose nuove, onestà, amicizia, divertimento, energia, gioia, passare del tempo con i tuoi figli, relazioni, avventura, ecc.
  
• B) Determina i tuoi obiettivi (traguardi) per ciascuno dei tuoi ruoli nella vita.
  Tutti noi abbiamo responsabilità diverse (o “ruoli”) nella vita. Personalmente, sono un marito, imprenditore, stratega di marketing, programmatore informatico, “casalingo” e poche altre cose. Probabilmente hai altri ruoli! Forse sei un supervisore, un membro del consiglio di amministrazione, un dipendente o un responsabile della cura dei tuoi genitori.

Crea una lista per ciascuno dei tuoi ruoli nella vita. Oppure, puoi compilare questo foglio di lavoro. Quindi, pensa a quali sono i tuoi obiettivi in ​​ciascuno di questi ruoli. Che cosa stai facendo per diventare mamma, papà, blogger o proprietario di una piccola azienda? Assicurati che questi obiettivi siano in linea con i tuoi valori identificati del primo esercizio.

Solo quando hai obiettivi (e traguardi) puoi veramente sapere come dovresti passare il tuo tempo e a quali compiti dovresti dare la priorità.

Passo 2: quali compiti sono allineati con le tue priorità?

Ora che sai cosa stai cercando di realizzare, puoi pensare a cosa devi fare per raggiungere questi obiettivi! Per questo, possiamo usare una matrice “importante / urgente”.
Fondamentalmente, l’idea è che alcune cose sono “importanti” (avvicinandoti ai tuoi obiettivi), altre sono “urgenti” (necessarie per non uscire fuori strada), altre sono importanti e urgenti, altre no.

Dai un’occhiata a tutte le attività attualmente sul tuo elenco di cose da fare. Dove andrebbero sulla matrice?
Ovviamente, le attività più importanti e urgenti sono sempre la priorità più alta, ma detto questo, i compiti importanti dovrebbero prendere la maggior parte del tempo. I compiti che sono solo “urgenti” dovrebbero essere delegati il più possibile e le attività non importanti / non urgenti dovrebbero essere ignorate – a meno che non siano attività ricreative.

Io uso la matrice Importante / Urgente quando pianifico le mie settimane, per assicurarmi che il mio programma sia focalizzato su quelle attività che sono veramente in linea con le mie priorità.

Step 3: non dimenticare nulla!

Ogni giorno che passiamo, ci sono sempre piccole nuove cose che emergono: compiti che ricordiamo che devono essere fatti, appuntamenti che programmiamo, cose che pensiamo e che continuiamo a dimenticare di fare…

Non è efficiente o produttivo inseguire tutte queste piccole cose, come lungo le tracce del coniglio, quindi dobbiamo in qualche modo salvarle per dopo, quando possiamo dare loro la giusta attenzione, piuttosto che essere distratti da ciò che attualmente stiamo facendo.

Per questo, io uso due sistemi estremamente semplici: un calendario e una lista delle cose da fare.

Ho il calendario di Google sul mio telefono e sul mio computer, quindi è con me praticamente ovunque vada. Ogni volta che qualsiasi tipo di appuntamento o impegno viene definito con orari, lo segno immediatamente sul mio calendario in modo da non dimenticarlo. Assolutamente necessario per essere una persona affidabile e responsabile su cui gli altri possono contare!

Ho anche un piccolo taccuino in cui tengo una lista di cose da fare. Ogni volta che vengono portate alla mia attenzione compiti casuali, li annoto sul taccuino e poi proseguo con il mio progetto attuale. Ciò mi consente di (intenzionalmente) dimenticare l’altro compito in modo da non distrarmi da ciò a cui in quel momento sto lavorando.

Step 4: Pianifica le tue settimane

Ok, finalmente possiamo fare un po’ di pianificazione! All’inizio di ogni settimana (mi piace farlo domenica, ma puoi farlo quando vuoi e quando ti viene meglio), mi siedo con la mia lista di priorità, il mio calendario, la mia lista delle cose da fare e un pianificatore settimanale.

Per prima cosa, guardo la mia lista di priorità e pianifico le attività che mi porteranno più vicino ai miei obiettivi.

• “Passare più tempo con i miei bambini…”
  • che diventa: “Andare al parco di martedì”
• “Attrarre i clienti pubblicitari di Facebook…”
  • che diventa: “Inizia una nuova campagna pubblicitaria di mercoledì”
• “Pubblica un altro libro…”
  • che diventa: “Modifica due capitoli di giovedì”

Secondo, guardo la mia lista delle cose da fare. Ogni attività che è “urgente” e allineata con le mie priorità viene pianificata nella mia settimana. Se ci sono cose urgenti che non sono importanti, allora le minimizzo il più possibile. Alcune di loro possono essere ignorate. Alcune possono essere delegate ad altre persone. Alcune mi ricordano gli impegni dei quali dovrei davvero liberarmi non appena posso farlo responsabilmente. (Es. Cuocere 27 torte per la raccolta fondi!? PERCHÉ avrò mai accettato di farlo??)

In terzo luogo, copio tutti gli appuntamenti in programma dal mio calendario mensile sul mio pianificatore settimanale. Questo assicura che non li dimenticherò.

Passaggio 5: pianifica i tuoi giorni (facoltativo)

Questo passaggio finale è totalmente facoltativo e lo faccio solo nei giorni lavorativi più impegnativi. Fondamentalmente, però, se ho un sacco di compiti programmati per un dato giorno, poi la sera prima mi piace scrivere un programma effettivo per il giorno successivo.

Questo mi aiuta davvero a misurarmi durante tutta la giornata, a portare a termine tutto della mia agenda e a non sentirmi sopraffatto. Quando saprò quanto tempo occupa ogni attività  e quanto facilmente e ordinatamente si adattino alle ore che ho a disposizione, non mi sento così stressato per aver fatto tutto.

Come ho detto prima, non pianifico ogni giorno a questo livello di dettaglio. Ma quando la mia lista delle cose da fare è lunga, trovo che aiuti davvero nello svolgimento delle attività.

Come mantenere la pianificazione semplice (ma efficace)

So che cinque passaggi potrebbero sembrare troppi per essere veramente semplici, ma ricorda:

• i primi due passaggi (capire le priorità e utilizzare la matrice importante / urgente) devono essere eseguiti una sola volta e quindi rivisti periodicamente.
• Il passo 3 è semplicemente il processo di annotare i promemoria, qualcosa che probabilmente stai già facendo. Ora sarai un po’ più organizzato in merito.
• Il passo 4 da fare una volta alla settimana, è un investimento che renderà più produttiva la tua settimana.
• Il passaggio n. 5 è facoltativo e serve solo per i giorni più impegnativi.

Questo non è un sistema che ha bisogno di occupare un sacco di tempo – e certamente non dovrebbe causare alcuno stress! Dopo la sessione iniziale di “priorità”, è possibile continuare ad utilizzarlo investendo circa un’ora alla settimana. Un piccolo prezzo da pagare per mantenere il tuo programma ben organizzato e focalizzato sulle tue priorità!

Se non lo hai già fatto, assicurati di scaricare il pacchetto di pianificazione gratuito che accompagna questo post! All’interno, troverai una copia del foglio di lavoro per l’assegnazione delle priorità, matrice importante / urgente, ordini del giorno settimanali e programmi giornalieri. È possibile stamparli e raggrupparli in un raccoglitore per creare il proprio pianificatore!

Ecco il link per scaricare il pacchetto di pianificazione gratuito ora >> http://lavoraresuinternet.altervista.org/priority-planning-pack/